Datenhoheit - Wem gehören eigentlich die Dateien?

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Konten:

• Persönliche Accounts
• Projektboxen

Persönliche Accounts

Bei persönlichen Accounts ist die Situation ganz klar: Die Dateien gehören der jeweiligen Person.

Hat man eine Freigabe durch eine Person erhalten, erhält man zwar temporären Zugriff, aber kein Recht an diesen Dateien. Sollte die Freigabe verschwinden, etwa weil die Person diese zurückzieht oder ihr Account gelöscht wird, weil die Person nicht mehr mit der Institution assoziiert ist, verliert man den Zugriff auf diese Dateien.

In dem Fall können wir den Zugriff auf die Dateien für Dritte auch nicht wiederherstellen.

Projektboxen

Bei Projektboxen liegt die Datenhoheit essentiell bei den Institutionen, bzw. den eingetragenen Projekten. Scheiden Mitarbeiter:innen aus, verwaist die Projektbox zwar erst einmal, allerdings kann dann ein:e neue:r Mitarbeiter:in mit Hilfe des Supports und unter Glaubhaftmachung des Anspruchs diese wieder übernehmen.

Behandlung dienstlicher Daten

Die Reglementierung der Behandlung dienstlicher Daten unterliegt den jeweiligen Instituten. Generell ist hier kein Unterschiedung zwischen einer Speicherung auf privaten Geräten und einer Speicherung in dem persönlichen Speicherbereich von Sciebo möglich. Daten mit höherem Schutzbedarf sollten demgemäß in dedizierten Projektboxen abgelegt werden. Eine klare Zuordnung zu Arbeitsgruppen im Projektboxantrag beugt hier auch Schwierigkeiten im Support vor, wie etwa bei dem Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Dienst o.ä..